La metodología de las 5s tiene como objetivo principal la mejora del ambiente de trabajo en el sentido físico, mental y lógico. Su base es educativa y prepara a las personas para la observación crítica de su realidad y la actuación en los desperdicios, en la desorganización y suciedad siendo estos factores también una fuente de peligro potencial para el trabajo diario de las personas. 

La metodología de las 5s debe estar integrada en el sistema de gestión de la empresa por lo que requiere de foco estratégico para que su implementación sea exitosa y más aún requiere compromiso de la dirección y convencimiento sobre los resultados que genera dicha herramienta. Si la dirección de la empresa está convencida y decidida a implementar un programa de 5s, el resto de los empleados independientemente del nivel que ocupen en la organización, comprenderán la importancia, motivos y beneficios al aplicarla.

Además es muy importante fomentar la disciplina en el personal para poder mantener los resultados obtenidos, esto permite que las personas adquieran aún más convencimiento acerca del funcionamiento y utilidad del programa y logre motivarse por encontrarle un sentido de pertenencia. Para lograr el nivel de disciplina requerido es clave el rol que juegan los mandos medios a través de capacitaciones, charlas de concientización y auditorias en los puestos de trabajo para identificar desvíos y corregirlos, haciendo partícipe al personal operativo para que comprendan que acciones son las que no deben realizar en su actividad diaria y cuales acciones deben realizar para aportar al buen funcionamiento y éxito del programa.          

En resumen de lo anteriormente explicado es importante y necesario considerar los siguientes factores al momento de diseñar e implementar un programa de 5s:

1-     Compromiso de la alta dirección.

2-     Participación de todas las personas.

3-     Plan detallado de su implementación

4-     Capacitación y concientización en todos los niveles de la organización.

5-     Estructura de personas que darán soporte a la implementación y el mantenimiento del programa.

6-     Documentación necesaria para la implementación.

ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN

Es recomendable seguir las siguientes etapas para implementar un programa 5s de forma ordenada y secuencial.

1-      Diagnóstico inicial

Como primer paso de la implementación es fundamental realizar un diagnóstico de la empresa en cuanto al estado de los diferentes sectores en cuanto a las condiciones de orden y limpieza existentes, si existen ciertas prácticas de rutina que fomenten el cumplimiento de estándares, si el personal tiene conocimiento sobre la metodología 5s, etc.

Para facilitar el diagnóstico se puede utilizar algún tipo de check list elaborado por la empresa de acuerdo a las condiciones y puntos que se desean controlar.

Lo ideal y que se utiliza como práctica habitual en las empresas es contratar una consultora para realizar el diagnóstico inicial porque el personal externo a la empresa tendrá una mirada más objetiva y criteriosa al momento de la inspección en comparación con personal interno que es común a que tenga tendencia a perder foco y se desvíe del objetivo del diagnóstico.

Como resultado del diagnóstico se debe determinar si la aplicación de un programa 5s es prioritario y crítico para la organización y en caso de ser necesario se debe definir en qué sectores es recomendable comenzar para realizar una prueba piloto e ir ajustando o corrigiendo desvíos que pudieran surgir durante antes de la implementación al resto de los sectores.

2-      Definición de la estructura del sistema

Luego del diagnóstico es necesario definir la estructura para la implementación del programa, estableciendo el rol de las personas que liderarán y serán facilitadores durante el diseño del mismo, su implementación y control.

También es necesario definir el sistema documental que dará sustento a la instrumentación del programa, como por ejemplo procedimientos, planillas de auditoría de sectores, instructivos, normas, etc.

Deberá utilizarse alguna herramienta de gestión que permita detallar las distintas etapas que se llevarán a cabo durante la implementación del programa, especificando fechas de ejecución de cada etapa, responsables y estado de avance. La herramienta de Gantt es un ejemplo de instrumento muy usado para la gestión de programas y proyectos.

Será también necesario diseñar un tablero de control de indicadores que reflejen la mejora alcanzada en los sectores donde se implementó el programa, generalmente se utilizan porcentajes de mejora que surgen de los cambios y acciones implementadas para corregir las observaciones de cada  auditoria.

La persona o personas seleccionadas como facilitadores del programa deberán capacitar a todo el personal de la empresa en cuanto a la metodología 5s, conceptos y etapas, y deberán tener como responsabilidad la formación de auditores 5s con el objetivo de "calibrar" la manera en que los auditores perciben el estado de un determinado sector, es decir que la idea es que todos los auditores tengan un mismo criterio sobre la manera de auditar.

3-      Definición de metas

Se deberán definir las metas que se desean alcanzar a través de la implementación de un programa de auditorías teniendo en cuenta que debe ser una implementación progresiva y que las metas asignadas deben ser por lo tanto graduales y alcanzables.

Para cada uno de los sectores definidos en el primer punto como sectores necesarios para implementar el programa, se deberán definir porcentajes de mejora por ejemplo cada tres meses, de esta manera se fomenta a la realización de auditorías trimestrales de cada uno de los sectores y a la verificación luego de cada auditoria si se alcanzó el porcentaje de avances definido como objetivo.

4-      Definición de programa de auditorias

Es clave la definición de un programa de auditorías anual de manera tal de formalizar la implementación del mismo y establecer un seguimiento del avance en el alcance de las metas planteadas en el punto anterior.

El programa de auditorías deberá contener todos los sectores que deben ser auditados durante el año, especificando las metas definidas para cada uno así como también los responsables de los sectores en cuanto a la mejora de los mismos y responsables de auditorías.

Es recomendable que exista una figura dentro de la empresa cuyas funciones principales sean facilitar la programación de auditorías anuales, seguimiento de que se ejecuten, revisando que las mismas se realicen a conciencia y de forma objetiva. Además esta figura de facilitador o coordinador deberá ser la persona indicada para evacuar dudas y preguntas por parte del personal, y también deberá tener una función de capacitador y multiplicador de conceptos.

5-      Ejecución de las auditorias

Esta etapa consiste en llevar a cabo el programa de auditorías definido para cumplir con las fechas establecidas en las que se definieron las auditorias de cada sector.

Es recomendable que las auditorias se realicen de forma cruzada entre sectores de manera tal de alcanzar mayor objetividad durante el relevamiento de las condiciones existentes en cada sector. Por ejemplo el operador del proceso n°1 es responsable de su sector por lo tanto debe mantenerlo en condiciones adecuadas de orden y limpieza, pero no puede ser auditor de su mismo sector, sino que otra persona de un sector distinto será responsable de auditar el proceso n°1.

Durante la ejecución de las auditorias deberá disponerse de un listado de chequeo que el auditor deberá ir completando en base al relevamiento que irá haciendo de su sector asignado, y al final de la auditoria este formulario o listado de chequeo deberá permitir calcular un porcentaje de cumplimiento mediante la comparación entre las condiciones reales encontradas en el sector con el estándar esperado. Es muy importante tomar fotos de los desvíos encontrados de manera tal que quede una evidencia objetiva.

6-      Generación de un plan de acción

Una vez terminada la auditoria, el auditor deberá generar un plan de acción para corregir aquellos desvíos encontrados durante el desarrollo de la misma. Es decir que por cada observación registrada por fuera del estándar esperado hay que generar medidas o acciones tendientes a mejorarla.

Se genera un plan de acción asignando responsables y fechas de ejecución y en la próxima auditoria al sector se controlará el avance en cuanto al cierre de cada una de las actividades.

7-      Estandarización de acciones

Este punto debe ser contemplado fundamentalmente para establecer las mejores prácticas y acciones que dieron buenos resultados luego de su implementación.

Generalmente se toman como acciones estandarizadas aquellas que se asemejan lo más aproximado posible a un estándar ideal de 5s como por ejemplo sectores demarcados, herramientas identificadas en un tablero, sectores en los que solamente se observan aquellos elementos que se usan frecuentemente y no elementos innecesarios o inútiles, oficinas correctamente ordenadas con carpetas rotuladas, hojas almacenadas en bandejas y no desparramadas en el escritorio, etc.

Es muy importante que las acciones de estandarización implementadas sean comunicadas también al personal involucrado para lograr que efectivamente se comprendan y se pongan en práctica como una rutina diaria.

La promoción de las 5s debe ser realizada de forma continua de manera tal de mantener el entusiasmo y motivación de los colaboradores. Será una buena iniciativa la realización de reuniones, charlas, educando y fortaleciendo la convicción de que el programa 5s es muy importante para el desarrollo de las tareas del personal con un enfoque más profesional, proactivo en el que participan todas las personas de la organización teniendo la oportunidad de mejorar sus puestos de trabajo y desempeñarse en un también agradable, ordenado, limpio y que fomente la productividad y la disminución de accidentes principalmente.

El presente artículo no explica el funcionamiento de la metodología 5s y sus correspondientes etapas, sino que esta explicación es abordada en el artículo denominado “Metodología 5s- conceptos y etapas”.

En “Soluciones eficientes” tenemos la expertiz necesaria para poder colaborar con nuestros clientes en la implementación efectiva de un programa 5s adaptado a la medida de cada empresa en particular. Además brindamos capacitaciones para empresas y también a personas particulares en cuanto a la metodología, conceptos e implementación. 

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